Почему не стоит хранить важные файлы в электронной почте
Мы теперь храним информацию не только на бумаге, но и в файлах. Информация в файлах бывает порой важнее бумажных документов.
Наши личные файлы могут храниться на телефонах (смартфонах, айфонах), в планшетах, в компьютерах и на ноутбуках, на серверах, в облаках, на флешках и внешних жестких дисках и много где еще. Мы теперь воистину окружены разными техническими средствами, позволяющими сохранять данные в файлах, и затем использовать их по назначению.
Из мультфильма «Трое в Простоквашино» (1978 год)
Прикрепленные файлы в электронной почте
Довольно часто мы получаем файлы с данными через электронную почту. Допустим, приходит письмо с вложенными файлами. В полученных файлах будет какая-то важная (или не совсем важная) информация, в том числе фотографии, аудио и даже видео записи.
Можно также писать письма с вложенными файлами самому себе. Что значит «отправка письма самому себе»?
Если отправить письмо с прикрепленным файлом с адреса электронной почты test@yandex.ru на тот же адрес test@yandex.ru, то это будет отправка самому себе. Тогда вложенный файл сразу останется в письме в папке «Отправленные». Также через некоторое время файл придет вместе с письмом по электронной почте и окажется в папке «Входящие».
Так иногда поступают те, кто сознательно хочет хранить свои файлы в электронной почте, а не в каком-либо другом месте – на компьютере, планшете, телефоне.
Конечно, так просто не удастся разместить видео запись во вложенном файле в письме из-за ее большого размера. Но современные электронные почты умеют объемные файлы сохранять в облаках и передавать в почте ссылки на облачное размещение файлов.
В общем, электронная почта является довольно удобным способом передачи и получения файлов. Также почта вполне может использоваться для хранения файлов.
Как работать с прикрепленными файлами в почте
По файлу, прикрепленному к электронному письму, в любой момент можно кликнуть двойным щелчком мышки, чтобы он открылся. Правда, не всякий почтовый клиент позволяет вот так запросто открывать файлы. Но есть, например, Microsoft Outlook, который уж точно позволяет открывать файлы двойным кликом мышки.
Прикрепленный файл можно скачать из письма в папку «Загрузки» на компьютере или ноутбуке. Так позволяет делать любой сервис электронной почты. Затем скачанный файл можно сразу запустить прямо в «Загрузках».
Также скачанный файл можно переместить в любую другую папку на компьютере или в телефоне (планшете), на флешку, на внешний жесткий диск. Зачем перемещать? Чтобы там хранить и оттуда впоследствии запускать двойным кликом мышки на компьютере или тапом на смартфоне (айфоне).
Некоторые пользователи нигде не сохраняют прикрепленные к электронной почте файлы. Их типичные рассуждения: зачем это делать, если можно в любой момент открыть электронное письмо, извлечь оттуда файл и запустить его. То есть, такие пользователи делают электронную почту местом для хранения файлов. Именно электронные письма и электронная почта становятся архивом для хранения важных файлов.
Можно ли хранить файлы только в электронной почте
Файлы, хранящиеся на компьютере (на телефоне, в планшете, на флешках, на внешних жестких дисках) находятся в конкретном устройстве, в его памяти. За сохранность данных в таком случае отвечает это устройство и его владелец.
Если же файл оставить только в электронном письме, то он будет храниться там, где расположена вся электронная почта пользователя. Чаще всего электронная почта хранится не в компьютере пользователя, не в его телефоне или в планшете, а на почтовом сервере.
Почтовый сервер расположен где-то далеко-далеко от компьютера (телефона, планшета) пользователя. Доступ к серверу возможен только с помощью Интернета.
Некоторые почтовые клиенты, например, Microsoft Outlook могут хранить письма и вложенные файлы на компьютере пользователя в специальных файлах данных, наподобие архива. Но, как правило, обычные рядовые пользователи электронной почты используют браузеры (а не почтовые клиенты) на компьютере или приложения на телефоне для работы с электронной почтой.
В браузерах и в приложениях нет возможности хранить письма с файлами или без оных на компьютере (телефоне, смартфоне), увы. Получается, что электронная почта пользователя вместе со всеми письмами и вложенными файлами хранится не у него, а на почтовом сервере, где-то там далеко, в Интернете.
Проблема с доступом к электронной почте
С какими сложностями можно столкнуться, если понадобится воспользоваться файлами, хранящимися в электронной почте?
1) В первую очередь, может быть недоступен сервер электронной почты.
Например, не работает Интернет или временно нет доступа к Интернету. Или пользователь находится там, где пока еще нет ни Интернета, ни мобильной связи. Все, почта станет временно недоступной вместе со всеми файлами, которые в ней хранятся, как в архиве.
Нет доступа, значит нет ничего. Данные недоступны. Их невозможно увидеть, запустить, скачать, воспроизвести. А если именно сейчас эти файлы нужны? И тут начинаются «танцы с бубнами» для подключения к Интернету! А если «шаманство» не помогает, значит на этом все, нет другого варианта доступа к файлам в почте.
2) Недоступной может быть сама электронная почта. Временно закрыт доступ для проведения системных работ. Сервер почты подвергается атаке извне, такое теперь не редкость.
Пользователь забыл пароль для входа, а телефона для получения кода подтверждения нет под рукой. Да мало ли других причин можно привести.
Не работает почта, нет к ней доступа – ждем, пока все наладится, ибо от нас ничего уже не зависит.
Проблема извлечения файлов из почты
При пользовании файлами в электронной почте есть еще одна проблема. Вложенные файлы, как правило, имеют довольно большой объем. Само электронное письмо чаще всего почти совсем не занимает место. Письмо имеет малый объем и считывается с сервера электронной почты мгновенно. Вложенный файл, а особенно, если таких файлов несколько, скачиваются долго.
Интернет, даже если он есть, имеет не безграничную скорость. А если Интернет трафик к тому же платный, то придется оплачивать каждое повторное скачивание одного и того же файла. К электронной почте обычно обращаются не один раз, а тогда, когда нужно, и порой неоднократно.
Так что, с одной стороны, хранить файлы в электронной почте удобно. Это не занимает место в компьютере (в планшете, в телефоне).
С другой стороны, извлечь необходимые файлы из почты может стоить: а) времени, б) денег, в) и того, и другого.
Свежие комментарии